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如何做績效反饋面談

發布時間:01-22  
績效面談是管理者針對員工的績效表現進行評價后的交流活動,它通常是考核人與被考核人的一對一、面對面的溝通,以達到過程管控、改善績效的目的。年底了,你的公司實施績效反饋面談了嗎?

績效面談大致可以分為三大類:開始的績效計劃的面談、過程中的績效指導的面談、末期的績效結果總結面談。
在績效反饋面談的全過程需要注意以下原則:
1)不要表現出要責怪被考核人的過錯或者追究他的責任;
2)不要表達威脅的意思,或帶有教訓的口吻;
3)不要空泛的談結果或過程,用數據和事實說話;
4)時刻保持雙向溝通,避免只聽不說的一言堂;
5)回顧過去時對事不對人,展望未來時可以既對事又對人;
6)既要幫助被考核人找出缺陷,又要診斷出原因以便改進;
7)最后落實到具體的、可實施的行動目標和計劃;
8)營造融洽的談話氛圍。?

一套完整的績效面談,大致可以分八步:

事先通知


這個環節的要點一是考核人要提前做好計劃,確定面談的目的和目標,為面談的基調、內容、方向性等做好充分的準備;二是提前告知被考核人面談的時間、地點、目的以及需要被考核人準備的資料等。

開場白


面談的準備工作固然很重要,但面談的實施過程更加重要,他能給被考核人最直接的感受。所以,一定要在面談過程中注意方式、方法,讓整個面談在融洽的氣氛中開場和進行,才能起到幫助員工提高績效的目的。
這個環節的要點是考核人要清晰準確的說明這次面談的目的,確定被考核人知道公司的績效政策。溝通過程中,考核人要保持一個相對正式和嚴肅的態度,不宜過于輕松,但也不需要太拘謹和死板。比如,“我們來隨便聊聊”、“來說說你最近的工作吧”,這類開場白就顯得很不正式。

根據公司的績效管理辦法(如果被考核人不清楚,可做一定解釋),公司在充分了解你考核期內工作成果的基礎上,對你的工作績效做了評估。我們通過本次面談,想達到兩個目的:一是與你溝通上期的考核得分,二是針對你上一期的工作表現,我們一起來尋找績效改進的計劃和步驟。我們現在開始好嗎?

聆聽被考核人的自我評估


聆聽的過程需要給被考核人一些簡單的反饋,一種是無聲的,比如點頭或凝視對方;另一種是有聲的,比如“恩”、“哦”。還要通過他的陳述,判斷出他的特質,面談對象的不同,主管應掌握相應的技巧,才能取得較好的面談效果,真正發揮績效反饋的作用。并根據他的特質進行不同的面談策略。
1)成熟型
這類被考核人通常具備內升動力,成績不會太差,自我評估偏向正面居多。但是需要注意這類人往往會對物質獎勵或晉升機會等有較高的期望。他們往往容易有自大的情緒,看不到自己的缺點和不足,聽不進別人的勸告,可能會忽視自己的績效改進計劃。
對待這類人應繼續鼓勵其上進,不要潑涼水、打擊其積極性。要充分肯定其過去的貢獻,關心他,并站在他的角度為他出些主意讓他更優秀。如果沒有足夠的理由,則不需要對其許愿誘惑。
2)迷茫型
這類被考核人通常是一群沒有想法或主見隨大流的人,喜歡被動的接受而不是主動的思考,自我評估的過程往往話不多,基本是主管領導提出什么他就接受什么。

對待這類人要給予他應有的尊重,不使其自尊心受傷害。要耐心的啟發他的思想,以提出非訓導性的問題或征詢意見等方式,引導其作出積極的反應。有時候如果要節省時間,不必兜圈子,可以直接告訴他怎么做,并給他必要的指導,最后要請他重復你對他說的重點,確認他完全接收并理解了你的指令。
3)賴皮型
這類被考核人是最難溝通的,他們常常自以為是,胡攪蠻纏,把自己績效的問題全部推給同事、推給公司或推給環境。他們只想“聽好話”,不愿意別人指出他們的不足,喜歡和同事比較,不愿意做出改變。
對待這類人要耐心地傾聽,有問題不要急于與他辯論和反駁。應開誠布公,冷靜地、建設性讓其意識到自己的不足,與其討論是否現有職位不太適合,是否需更換崗位。要耐心開導,闡明公司的獎懲政策,用事實說明他的主觀想法與現實之間差距,激勵其努力,說明水到渠成的道理。

告知被考核人績效評估結果


這個環節的要點是簡明、客觀、真實、準確的表達出考核人的觀點,在說明結果的過程中不需要做太多的解釋。要圍繞當初設定的目標展開,若中途有調整的變化需要說明。在告知結果之后,請被考核人說明目標沒有完成的原因、打算如何改進、具體的實施計劃以及需要考核人給予哪些支持或幫助等。

與被考核人協商有異議的部分


有異議是正常現象,異議不代表矛盾,不要因為有異議或異議太多而心情煩躁,也不要刻意逃避,要正面的處理。

處理的原則為:
1)求同存異,從彼此皆認可的相同處著手。
2)不要爭論,多用事實和數據說明彼此的理由。
3)就事論事,對事冷酷,對人溫暖。
4)注意措辭,不要用一些極端的字眼。

制定計劃


要明確完成的具體完成時間、具體改進的事項、計劃中各方的責任、跟進的方式等等,要形成書面文件。對賴皮型的人或經常不守約的人,必要時可以好言提醒他,若他無法信守承諾,你可能會采取的行動,以及他將要承擔的后果。

確定下次溝通的時間和內容


考核人不需要等每個考核周期到的時候才跟被考核人溝通,可以根據制定的改進計劃中的跟蹤時間持續跟進,達到過程中的監控、糾偏、推進的目的。

肯定被考人的貢獻,以正能量收場


不論過程中說了多少被考核人的不足,結尾要落在積極的方面,要讓他感受到信心、期許、力量和希望。
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